【AIリード情報更新のメール設定】基本仕様・制限事項一覧

「AIリード情報更新のメール設定」をご利用いただく上での基本ルール、システム上の仕様制限、およびAI解析における注意事項の一覧です。運用の際にあらかじめご確認ください。

機能の前提条件・アカウント権限仕様

全体環境の有効化（ライセンスアカウント）

本機能を利用するには、ライセンスアカウント（全体管理者）によりトラッキングコード設定画面で「メール連携」がONに設定されていることが必須条件です。

• 機能が有効化されると、貴社環境専用の「AI入力アシストメール受信用メールアドレス（@ai-lead.bownow.jp）」が自動発行されます。
• 詳細な切り替え手順は 全体機能の有効化（メール連携のON設定）をご確認ください。

各アカウント（担当者）に必要な利用可能機能権限

担当者がメール返信によるAI解析およびリード情報の更新を行うには、アカウント管理画面の「利用可能機能」において、以下の3項目すべてにチェックが入っていることが必要です。

• 「リード・企業用機能」＞ [ステータスの変更]
• 「リード・企業用機能」＞ [個別登録・変更]
• 「リード・企業用機能」＞ [メールでのAIリード情報更新]

※いずれか1つでもチェックが外れている場合、該当アカウントはメール返信によるAI解析やデータ更新（下書き反映）を行えません。
※詳細な手順は 子アカウントへの利用可能機能の権限付与 をご確認ください。

送信元（From）アドレス・アカウント識別ルール

AIがメールを受信・解析する際、セキュリティとアカウント特定の観点から「送信元（From）アドレスの判定ルール」を設けています。

判定の前提ルール

返信・送信時に使用するメールソフトの送信元（From）アドレスが、BowNow側の以下のいずれかにあらかじめ登録されており、完全一致していることが必須条件となります。

• ログイン用メールアドレス（アカウントに登録されているアドレス）
• AIリード情報更新用メールアドレス（AIリード情報更新のメール設定で任意で追加登録したアドレス）

※差出人アドレスがBowNow未登録の場合、メールは自動的に破棄され、解析・下書き保存は行われません。

よくある運用パターンと保存可否

• 【保存される】通常運用
  • 状況：BowNow登録アドレス（tanaka@...）からそのまま返信した場合
  • 判定：下書きとして保存される
    └FromアドレスとBowNow登録情報が完全一致するため、正常に解析・保存されます。
• 【保存されない】メーリングリスト経由の返信
  • 状況：メーリングリスト（sales@...）宛てに届いたメールに対し、個人のアドレス（tanaka@...）から返信した場合
  • 判定：保存されない（破棄）
    └個人のtanaka@...がBowNow側に未登録の場合はエラーとなり下書き作成されません。
• 【保存されない】エイリアスアドレス運用での返信
  • 状況：BowNowのアカウントにエイリアスアドレス（tanaka+sub@...）を登録しており、返信時にメーラーの仕様でメインアドレス（tanaka@...）から送信された場合
  • 判定：保存されない（破棄）
    └送信元の文字列が1文字でも異なると不一致と判定され、下書き作成されません。

アドレスの重複登録不可（自社・他社を含むBowNow全体での制限）

「AIリード情報更新用メールアドレス」として追加登録できるアドレスは、ご利用中の自社環境だけでなく、ご利用中の自社環境だけでなく、他環境も含めた BowNow 全体で重複不可となっております。
（1つのメールアドレスを複数人で共有・使い回すことはできません）。

• 「メールアドレスは既に登録済みです。」と表示される場合：
  入力したメールアドレスが、すでに自分または他のユーザーの「ログイン用メールアドレス」や「別アカウントの追加アドレス」としてBowNow内に登録されている場合に表示されます。
• 対処法： BowNow 上に未登録のメールアドレスをご指定いただくか、既存のアカウントの登録状況をご確認ください。

送信・ToDo連動に関する基本仕様

• ToDo自動配信の条件
  • システム通知設定「商談ToDo当日にAIリード情報更新メールを受け取る」が有効な場合、ToDo期限日（商談当日）の午前8時頃より順次、商談前フォーマットが自動配信されます。
  • 自動配信の対象となるのは「前日までに登録されたToDo」のみです（当日の朝8時以降に作成されたToDoは自動送信対象外となります）。
• 対象となるToDo種別
  • 「初回商談する」「再商談する」「打ち合わせする」の3種類が対象です。
• 手動送信時の送信先選択
  • リード詳細画面の送信ボタンから手動送信する場合、送信先（差出人宛て）は「ログインアカウントのアドレス」または「任意登録したメールアドレス」のどちらか片方をモーダル画面で選択して送信します。
• メールの送信先・対象範囲
  • 本機能で送受信されるメールは、あらかじめ設定された担当者（アカウント）のアドレスおよび「BowNowシステム（AI受信用窓口）」宛てに固定されています。
  • システムの構造上、リード（商談相手）宛てにメールが送信・転送されることはありません。

AI自動解析・リード識別仕様

• リード特定（更新／新規登録）とAI解析精度について
  • 本機能はメール本文や件名の情報をAIが読み取り、既存リードの「更新」か「新規登録」かを判別して下書きを作成します。
  • フォーマットメールへの返信：件名や本文に含まれる識別情報（IDやアドレス等）を参照するため、対象の既存リードが正しく特定され、解析の精度が向上します。
  • 直接送信・転送（フォーマットなし）：AIが本文から企業名や氏名、アドレス等を抽出して紐付けを試みますが、文脈や情報量によっては既存リードを特定できず「新規登録候補（解析前データ）」として作成される場合があります。
  • AIによる解析結果は確定的な情報ではないため、最終的な登録・更新を行う前に、必ず管理画面の「詳細」にてAIの解析結果内容をご確認いただく運用をお願いしております。
• 多言語非対応
  • 本機能（AI解析）は「日本語」のみ対応しています。BowNowの言語設定が「多言語」になっている場合、各種設定項目・送信ボタン・下書き一覧が非表示となり、ToDoの自動送信も停止します。

下書き保存・閲覧権限の制限

• 閲覧権限の分離
  • 生成された下書きデータは、メールを送信・返信した「本人のログインアカウント」および「ライセンスアカウント（全体管理者）」のみ参照可能です（他担当者の下書きは表示されません）。
• 保存上限と有効期限
  • 保存上限： 1トラッキングコード単位で最大 1,000件 まで保存可能です。
  • 事前警告バナー表示（900件到達時）： 下書きの保存件数が 900件 に達すると、下書き一覧画面に 「保存上限に近づいています。不要な下書きを削除してください。」 という警告バナーが表示されます。表示された場合は、不要な下書きの削除・整理を行ってください。
  • 有効期限： 期限なし（手動で反映・削除するまで保持されます）。
• データの自動再検証
  • 下書き詳細を開いた際、アシスト実行時よりもリード情報の更新日時が新しい場合は自動でAI解析が再実行され、最新の状態に更新されます。